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/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / PROP_ V7.0 Property Manager / PROP-X70.exe / PROPERTY.ACS / MIMPORT.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-17  |  12KB  |  262 lines
  1.  
  2.  
  3.               Base Station/Remote Site Consolidation Feature
  4.  
  5.                                  Overview:
  6.  
  7. Thi≤  featurσ  give≤  yo⌡ thσ abilit∙ t∩ consolidatσ  datß  froφ  differen⌠ ì
  8. station≤ ont∩ onσ maste≥ station«  Yo⌡ caε thinδ oµ thσ individua∞ station≤ ì
  9. a≤ 'Remotσ Sitesº anΣ thσ maste≥ a≤ thσ 'Basσ Station'«   
  10.  
  11. Thi≤ featurσ wa≤ implementeΣ becausσ man∙ user≤ oµ thi≤ prograφ havσ  askeΣ ì
  12. fo≥  thσ  abilit∙ t∩ havσ ß rovinτ feature«  Onσ manage≥  ha≤  man∙  peoplσ ì
  13. workinτ fo≥ hiφ iε thσ fielΣ usinτ thi≤ prograφ oε thei≥ individua∞  lapto≡ ì
  14. portables«   Hσ  askeΣ  iµ hσ coulΣ consolidatσ everyone'≤  datß  ont∩  hi≤ ì
  15. deskto≡ computer«  WitΦ thi≤ Consolidatioε Feature¼ hσ no≈ can«  
  16.  
  17. EacΦ   Remotσ  Sitσ  goe≤  t∩  thσ  men⌡  fo≥  Basσ   Station/Remotσ   Sitσ ì
  18. Consolidation«  Thi≤ men⌡ ha≤ 6 selections║ 
  19.  
  20.                             1)  Output records
  21.                          [used from a Remote Site]
  22.                              2)  Input records
  23.                        [used from the Base Station]
  24.                 3)  Change Start/Stop date of Consolidation
  25.                [used only with outputting records, Option 1]
  26.  
  27.                    4)  View 'Log File' for Base Station
  28.                     5)  Category Consolidation Feature: 
  29.                          6⌐ Selectioε Criteriß Menu:
  30.  
  31. The  Remote  Site  then  selects the range of  records  that  he/she  wants ì
  32. outputted to the consolidation disk.  These are the dates that the  records ì
  33. for  the  Master File and Activity file were originally  entered  into  the ì
  34. system.   With the ability to select out records by date of entry into  the ì
  35. system, you can make incremental consolidations, say every 2 or 4 weeks.  
  36.  
  37. An  unlimited  number of Remote Sites can output their records  onto  their ì
  38. individual  consolidation disks.  The Base Station, in turn, takes  all  of ì
  39. consolidation  disks  and inputs them one at a time using option  2,  Input ì
  40. records.   If the program detects that it is importing a  duplicate  record ì
  41. into  the  Master File, it will stop, display  the  questionable  duplicate ì
  42. records to you, and then ask you for a decision:  to overwrite the original ì
  43. record  with the newly imported one, or to abort the consolidation of  that ì
  44. one  record  into the file.   All activity records from  the  consolidation ì
  45. disks, of course, are added as is, without any validation.
  46.  
  47. The  Base  Station must have a hard disk, but the Remote Sites can  have  a ì
  48. hard  disk  or  be floppy-based.  This feature can also be  thought  of  as ì
  49. providing the functionality of a Local Area Network without the bother  and ì
  50. uncertainty of being dependent on a network.  Let's say that 4  data  entry ì
  51. people are using this program to take information over the phone.  If their ì
  52. supervisor wants access to the consolidated records of all 4 people,   each ì
  53. person  could  submit a weekly consolidation disk to the  supervisor.   The ì
  54. supervisor, in turn, would have a fifth system that functioned as the  Base ì
  55. Station and contained only those records brought in using option 2, above.
  56. è                               ==============
  57.                                |  OPTION 1: |
  58.                                ==============
  59.                            "1)  Output records"
  60.                         '[used from a Remote Site]'
  61.  
  62.                     Choice of Data files to output:
  63.  
  64. In  this option, you enter your choice of which files you wish to ouput  as ì
  65. the remote site.
  66.  
  67. Your choices are:
  68.  
  69.    "1 = Tenant and Activity File"
  70.    "2 = Tenant File only"
  71.    "3 = Activity File only"
  72.  
  73.  
  74.       Additional criteria available for outputting Activity records:
  75.  
  76. By  default,   the program defines the date of the activity record  as  the ì
  77. date of its creation, the date when it was first entered into the program.
  78.  
  79. You  have an option here, however, of outputting activity records based  on ì
  80. the callback date, if any.  This would be useful, for example, if you  have ì
  81. created activity records far in the past, with a current callback date.
  82.  
  83. Your are then asked this question:
  84.  
  85. --------------------------------------------------------------------------|
  86.    Do  you  wish to use the callback date as  an  additional              |ì
  87.    criteria for outputting activity records?
  88.                                                                           |
  89.             'T' or 'Y' = True; 'F' or 'N' = False                         |
  90. --------------------------------------------------------------------------|
  91.  
  92. Iµ you≥ answe≥ ye≤ t∩ thσ abovσ question¼  yo⌡ arσ theε prompteΣ fo≥  thesσ ì
  93. dates:
  94.  
  95.  
  96.  -------------------------------------------------------------------------|
  97.           ====  Definition of date range for Appointments  ====           |
  98.                                                                           |
  99.                Input Screen for Beginning and Ending dates
  100.  
  101.  
  102.                  Enter the first date of your outputting:
  103.                             XX/XX/1991
  104.  
  105.                   Enter the last date of your outputting:
  106.                             XX/XX/1991                                    |
  107.                                                                           |
  108. --------------------------------------------------------------------------|
  109.  
  110. è
  111. After having defined the date range for outputting those records,  you then ì
  112. have these choices in outputting Activity records:
  113.  
  114. 1 = Output by dates of creation AND callbacks
  115. 2 = Output by dates of creation OR callbacks
  116. 3 = Output by dates of creation ONLY
  117. 4 = Output by dates of callbacks ONLY
  118.  
  119.  
  120.                                ==============
  121.                                |  OPTION 2: |
  122.                                ==============
  123.  
  124.                             "2)  Input records"
  125.                       '[used from the Base Station]'
  126.  
  127.                   Potential Conflict of Activity Records:
  128.  
  129. B∙ default¼  thσ prograφ doe≤ no⌠ attemp⌠ t∩ displa∙ o≥ correc⌠ ß potentia∞ ì
  130. conflic⌠  oµ incominτ activit∙ records«   I⌠ assume≤ tha⌠ iµ yo⌡ havσ  madσ ì
  131. multiplσá  activit∙á record≤ oε onσ da∙ fo≥ onσ Tenantá record¼á theεá yo⌡  ì
  132. havσ donσ s∩ intentionally.
  133.  
  134. Yo⌡  havσ thσ optioε here¼  however¼  oµ thσ prograφ alertinτ yo⌡ t∩  thosσ ì
  135. case≤ wherσ aε incominτ activit∙ recorΣ contain≤ thσ samσ callbacδ datσ anΣ ì
  136. compan∙ namσ a≤ onσ alread∙ iε thσ program.
  137.  
  138. Iµ  you≥ exercisσ tha⌠ option¼ thσ prograφ wil∞ theε displa∙  thi≤  messagσ ì
  139. wheε i⌠ observe≤ contentioε iε thσ incominτ datß witΦ thσ existinτ activit∙ ì
  140. file:
  141.  
  142. --------------------------------------------------------------------------|
  143.                   Similar Activity Record Found:                          |
  144.                                                                           |
  145. At this screen, you will decide what to do with the similar activity record ì
  146. that  has been identified.   You can overwrite the old one with the new  or ì
  147. leave the original one intact.
  148.  
  149.        "You have 3 choices: 
  150.  
  151. 1 = Delete old activity, append new one.
  152. 2 = Keep old activity, append new one
  153. 3 = Keep old activity, ignore new one.                                    |
  154.                                                                           |
  155. --------------------------------------------------------------------------|
  156.  
  157. The activity  records in question are displayed to you side by side so that ì
  158. you can see what data is involved.     
  159.  
  160. Regardless of whether you elect to use this 'Potential Conflict of Activity ì
  161. Records'  logic, the program will identify if any incoming  Tenant  records ì
  162. already  exist in the Tenant file.  If a duplicate entry is  detected,  the ì
  163. following message is displayed to you:
  164. è
  165.  
  166. --------------------------------------------------------------------------|
  167.                   Duplicate Record Found:  Tenant File                    |
  168.                                                                           |
  169. At  this  screen,  you  will  decide what  to  do  with  the ì
  170. duplicate   record  that  has  been  identified.    You  can ì
  171. overwrite the old one with the new or leave the original one 
  172. intact.                                                                   |
  173.                                                                           |
  174. --------------------------------------------------------------------------|
  175.  
  176. As with the activity  records the Tenant records are then displayed to  you ì
  177. side by side so that you can read the data.
  178.  
  179.  
  180.                                ==============
  181.                                |  OPTION 3: |
  182.                                ==============
  183.                "3)  Change Start/Stop date of Consolidation"
  184.               '[used only with outputting records, Option 1]'
  185.  
  186. Option 3 is to change the start or stop date of the summary. It defaults to 
  187. these dates:
  188.  
  189.                          START DATE :'01/01/1901'
  190.                          STOP DATE  :'12/12/2999'
  191.  
  192. This  means  that any summaries that you generate will be for a  1098  year ì
  193. period. Let's say that you would like to examine activities for a two  week ì
  194. period, during which you were on the road visiting a Tenant.  In that case, ì
  195. go to option 3 and enter the date on which the two week period began as the ì
  196. START  date,  and the date on which the two week period ended  as  the  END ì
  197. date.  Now your outputting will reflect just that two week period.
  198.  
  199. [Note:   The  date  selection  feature  refers  to  when  the  records  was ì
  200. originally entered into the system.]
  201.  
  202.                                ==============
  203.                                |  OPTION 4: |
  204.                                ==============
  205.  
  206.  
  207.                   "4)  View 'Log File' for Base Station"
  208.  
  209.  
  210. Every time you use option 2 as the Base Station to import data, the program ì
  211. keeps a log of each procedure, 'LOG.DBF', in this form:
  212.  
  213.  
  214.    --------------------------------------------------------------
  215.    Base Station Importing performed on 06/28/1989               |       
  216.        Start Date: 01/01/1901   End Date: 12/12/2999            |
  217.        Category Selected: ALL                                   |
  218.        Number of records imported from Tenant file:       5è       Number of records imported from activity file:     178
  219.        Data imported for Ed Zung, salesman for the Bay area
  220.  
  221.    Base Station Importing performed on 06/30/1989
  222.        Start Date: 01/01/1901   End Date: 12/12/2999
  223.        Category Selected: ALL
  224.        Number of records imported from Tenant file:       3   |
  225.        Number of records imported from activity file:     288   |
  226.        Data imported for Southern District salesman, Phil Smith |
  227.    --------------------------------------------------------------
  228.  
  229.   
  230. When  you  import data as the base station,  the program will create a  six ì
  231. line entry,  starting with 'Base Station Importing...' and ending with your ì
  232. comment.  The program creates the first five lines automatically, while you ì
  233. enter your comment for line six.
  234.  
  235. 'LOG.DBF'  is  an  ASCII file that you can manipulate  externally  with  an ì
  236. external word processor, if so desired.
  237.  
  238.                                ==============
  239.                                |  OPTION 5: |
  240.                                ==============
  241.  
  242.                         Category Consolidation:
  243.  
  244. At this option,  you can base your data outputting in selection 1 on either ì
  245. a  range  of categories or a list of non-continuous individual  categories.   ì
  246. For  example,  if  you had selected a range,  then you  could  combine  all ì
  247. records from categories 1 through 50.   You can select any size range, from ì
  248. a  range  of 50 to a range of 50,000 categories.    If you had selected  to ì
  249. input a non-continuous list of categories,  then you could enter up to  200 ì
  250. categories for consolidation, such as to combine categories 10, 11, 15, and ì
  251. 20.
  252.  
  253.                                ==============
  254.                                |  OPTION 6: |
  255.                                ==============
  256.  
  257. 6⌐  Selec⌠ ou⌠ an∙ comment¼ city¼ state¼ zip¼ person¼ o≥ taggeΣ statu≤ fo≥ ì
  258. Consolidation«  Whateve≥ codσ o≥ commen⌠ yo⌡ select¼ thi≤ criteriß wil∞ bσ ì
  259. applieΣ t∩ optioε ▒ iε thi≤ menu.
  260.  
  261.  
  262.